OA系统使用注意事项
发布者: 超级管理员 更新日期: 2012-08-30 访问次数: 1539

一、使用环境要求

1、操作系统:win2000或以上。

2、浏览器:IE6.0或以上;IE8及以上需作设置,详见本文档附件《使用OA系统前IE设置》)。

3、发文插件:需下载安装发文插件。

《发文插件安装》:登录OA系统后,在右上角会看到“发文插件”字样,点击下载并安装(鼠标右键――目标另存为)。

4IE安全级别设置:安装发文插件过程中,若出现问题,请作IE安全级别设置,具体详见附件《使用OA系统前IE设置》。

5Office软件:word2000或以上。

6adobe reader软件:用于阅读PDF格式的发文附件和收文扫描件。

二、关于帐号

在系统试运行期间,系统用户主要为各单位领导和OA秘书,帐号为老师的工号,初始密码为身份证号后6位(有X号的统一为小写)。

账号密码的安全性由个人负责,请大家尽快登陆OA系统修改密码。

三、系统操作方面的注意事项

正文规范:

1、文件权限:每个文件,只有经手的人才能看到,并且可以通过“查看流程”看到文件办理的全部过程。

2、发文附件:发文拟稿时,如果附件的内容也需要修改,并且是WORD格式的,要与正文放在一起;其他格式的附件,通过“编辑附件”上传。

附件大小限制为30M。在日常使用中,遇到图片过大时,可压缩处理后再上传。如有特殊情况,确实要上传更大的内容,请与管理员联系处理。

3、发布:文件正式成文后,可通过“发布”按钮进行发布,即可把该文件挂到“OA首页”下方的“学校文件”或“部门文件”区域里,供大家查看。如果要让所有OA系统用户都看到,则点“全部公开”进行发布;如果只要让部分OA系统用户看到,则点“部分范围”进行选择。

3、阅办:文件在办理过程中,如需其他多个部门协办,可以通过“阅办”的功能把文件发送给相关部门的人员,收到的人员还可二次传阅给本部门的其他人员进行办理。办理的人都能签署意见。

4、部门发文的文号与公文模板:

部门发文的公文模板,系统已经给每个部门(除教学单位外)做了一个模板,若有部门的红头与模板不一致的,请提出来,汇总到校办周邦处(059122863020)安排调整。

教学单位请使用通用模板《部门发文通用模板》,需套红后,再把文件红头上“XXXXX”改成教学单位的名称。如下图所示:若有特殊的部门的红头与图中不符,可另外提出来,汇总到校办周邦处(059122863020)另外定制。

 

5、短信发送规则:

1)   短信发送权限:由系统管理员设定。

2)   流程中发送短信:有发送短信权限的人员,在把文件提交给下一处理人时,可以勾选“同时发送手机短信通知处理人”。该处理人在5分钟内会收到手机短信提醒。

3)周会表:根据通知栏中的人员进行发送,在会议的前一天的下午3点进行发送。

 4)值班表:月值班表在每天的上午10点进行发送,根据发布后的月值班表,提前2天进行通知,如6.3值班,则在6.1号上午十点发短信,只针对中值班列表中的人员进行发送;节假日值班表的短信发送规则还未确定,待校办确定后再加入短信提醒功能。

6、模块权限:

1)   发文:所有OA用户可拟稿。

2)   收文:系统设定为校办秘书可起草。

3)   请示:所有OA用户可拟稿。

4) 督办:系统设定为校办督察秘书可起草。

5) 周会安排:所有OA用户可上报。

6) 月值班安排:只有武装保卫部、后勤处(医务室、车队)、校办可以上报。

7) 节假日值班安排:所有OA用户可上报。

8)会议室管理:模块管理员可维护。其余人员只查看。

9) 布告通知:所有OA用户可起草,经部门领导审核后,由校办最终发布。

四、其他

1、系统用户要经常登录系统,及时接收文件、处理待办事宜。

2、校办联系人:周邦; 联系电话: 22863020

   现教中心:朱铨;联系电话:22863333(分机809

   软件公司联系人:陈钗; 联系电话:13950313374

3、系统流程及其它注意事项见系统《帮助》。

 

 

年八月二十七日